Yıllık cirosu 5000TL ’nin üzerinde olan elektronik ticaret sitelerinin sattıkları ürünler için 1.1.2016 tarihinden itibaren müşterilerine E-Arşiv Fatura yönetmeliği kapsamında PDF formatında faturaları müşterilerini bildirdiği E-Mail adreslerine göndermek zorundadırlar. Kağıt fatura düzenleyemezler.

Bunun dışında Türkiye’deki tüm şirket, kobiler ve bireysel şirketler; tüm bireysel müşterilerine PDF formatında fatura gönderebilmek için E-Arşiv Fatura yönetmeliği kapsamına kendi istekleri ile girebilirler.

E-Arşiv Fatura uygulamasına geçebilmek için öncellikle E-Fatura mükellefi olmak gerekmektedir.

Özel Entegratör; hizmet verilen mükelleflerin faturalarını göndermek ve almak amacıyla mükellefin bilgi işlem sisteminin GİB sistemiyle entegre edilmesidir.

Böylece bireylere faturalama ihtiyaçları farklılık gösteren veya çok sayıda fatura düzenleyen mükelleflere, teknik yeterliliğe sahip bir Özel Entegratör bilgi işlem sistemi vasıtasıyla elektronik fatura alıp gönderebilme imkanı sağlanmaktadır.

Özel Entegratör muhasebe programlarına tam entegrasyon sağlayarak müşterilerin etkin ve verimli şekilde bireysel fatura işlemlerini yapmasını sağlar

Özel Entegratör Kullanımı

1. Mükellef E-Faturada çalıştığı özel entegratöre E-Arşiv Fatura başvurusunu yapar.
2. E-Arşiv Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflerin mali mühür sertifikası ürettirmeleri, daha sonra özel entegratör kurumlar ile anlaşma yapmaları gerekmektedir.
3. Özel Entegratör sözleşme yaptığı mükellefi Gelir İdaresi Başkanlığı’na elektronik ortamda bildirir.
4. Ayrıca Hesabı kapatılan mükelleflerin bilgileri aynı yöntemle elektronik ortamda Başkanlığa bildirilecektir.
5. Mükellef, istemesi halinde faturasını Özel Entegratörün mali mühür ile onaylanarak gönderilmesini isteyebilir.
6. Özel entegratör ile yapılan sözleşmede kullanıcı hesabı ile yapılabilecek işlemler açıkça belirtilerek taahhüt edilecektir.

E-Arşiv Fatura Özel Entegratör Seçimi

1. Mükellef E-Faturada çalıştığı özel entegratöre E-Arşiv Fatura başvurusunu yapar.
2. E-Arşiv Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflerin mali mühür sertifikası ürettirmeleri, daha sonra özel entegratör kurumlar ile anlaşma yapmaları gerekmektedir.
3. Özel Entegratör sözleşme yaptığı mükellefi Gelir İdaresi Başkanlığı’na elektronik ortamda bildirir.
4. Ayrıca Hesabı kapatılan mükelleflerin bilgileri aynı yöntemle elektronik ortamda Başkanlığa bildirilecektir.
5. Mükellef, istemesi halinde faturasını Özel Entegratörün mali mühür ile onaylanarak gönderilmesini isteyebilir.
6. Özel entegratör ile yapılan sözleşmede kullanıcı hesabı ile yapılabilecek işlemler açıkça belirtilerek taahhüt edilecektir. GİB onaylı E-Arşiv Fatura entegratörü ile anlaşmak gerekmektedir.
7. Entegrasyonun Maliye Bakanlığının E-Arşiv Fatura standartları ile tamamen uyumlu çalışabilecek duruma getirmesini sağlamak.
8. Çalışılacak entegratörün elektronik ortama uyumlanma ile ilgili diğer konularda da vizyonu ve deneyimi olması gelecekte sizi yeni ve farklı firmalarla çalışma zorluğundan kurtarır. Birlikte kurulacak işbirliği sizi gelecekte de güçlü kılar.
9. Kullanım kolaylığı ve esnek yazılımı olan bir entegratörü tercih etmek.
10. Sahada uygulama yapacak ve eğitim verecek deneyimli personel sayısı çok olan ve 7/24 hizmet verebilecek entegratörü seçmek.
11. Bireysel fatura verilerinin dijital olarak, kendi orijinal formatıyla saklayabilme imkanı, yasal kullanım ihtiyacı durumunda anlık erişim imkanlarının verilmesi. E- Arşiv saklama tebliğine uygun saklama yeteneği olması özellikle aranmalıdır.

• E-Arşiv Fatura kağıda basılarak saklanması söz konusu değildir. Mükellefler, düzenledikleri E-Arşiv Faturaları, üzerinde Mali Mühür veya elektronik imza ile kanuni süreler dahilinde kendi bünyelerindeki elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istendiğinde elektronik, manyetik ve optik araçlar vasıtasıyla ibraz edeceklerdi
• Başkanlıktan izin almış saklamacı kuruluşların sisteminde saklama yapılabilir. Saklama hizmetinin alınması mükelleflerin elektronik faturaların muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.
• Saklama Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde yapılmalıdır.
• Birincil kopyasını yurtiçinde saklama yapmak şartıyla yurtdışında ikincil bir arşiv tutulabilir.

• Tüm muhasebe programlarıyla uyumluluk
• Sınırsız kullanıcı tanımlama imkanı(Hiçbir rakipte yok)
• FULL TEXT Arama imkanı ile faturadaki her alanı arama(Hiçbir rakipte yok)
• Gelişmiş raporlama imkanı
• LDAP uyumu ve SINGLE SIGN ON (akıllı şifre yönetimi) ile kolay kullanım
• DİZAYN EDİTÖRÜ E-Arşiv Fatura PDF gönderi dizayn imkanı
• 3DS Güvenlik Sistemi ile saklama(Hiçbir rakipte yok)
• Akıllı VKN ve TC Kimlik uygulaması (Sadece iki rakipte var)
• E-Arşiv Fatura gönderi süreçlerinizi “SÜRÜKLE BIRAK” şeklinde basit ara yüzler aracılığıyla tasarlama imkanı
• Tıpkı bir muhasebe elemanı gibi davranarak, gerekli uyarıları zamanında yapma
• %95 depository sıkıştırma özelliği ile e-faturaların uzun dönem arşivleme imkanı(Hiçbir rakipte yok)