Mevcut Durum Analizi, işletmelerin mevcut operasyonlarını ve sistemlerini incelemek için kullandıkları bir süreçtir. Prosedürler, teknolojiler ve organizasyonel yapılar da dahil olmak üzere mevcut sistemlerin işlevselliğini özetler. Mevcut Durum Analizi’nin amacı, işletmenin mevcut durumuna ilişkin net ve kapsamlı bir görünüm sağlayarak iyileştirme alanlarını ve optimizasyon fırsatlarını belirlemektir.
Mevcut sistemlerin, süreçlerin ve uygulamaların etkinliğini ve verimliliğini değerlendirmek için derinlemesine bir inceleme yapar. Engelleri, gereksizlikleri ve süreç iyileştirmeleri için fırsatları belirler. Bu metodoloji, stratejik iş hedefleriyle uyumlu gelecekteki durum modellerinin geliştirilmesine rehberlik eden bir temel sağlar.
Şirketler, hedeflerine verimli ve etkili bir şekilde ulaşmak isterler. Ancak güçlü süreçler olmadan, işletmeniz para, yetenek ve hatta müşteri kaybedebilir.
Faydaları ve Kullanım Alanları
Görünürlük: Mevcut iş operasyonlarının eksiksiz bir anlık görüntüsünü sunar.
Engellerin belirlenmesi: Operasyonel performansı veya verimliliği engelleyen sorunlu alanları ortaya çıkarır.
Gelecek planlamasının temeli: Gelecek durum analizi ve değişim yönetimi planlarının oluşturulması için bir temel görev görür.
Maliyet tasarrufu: İşletmeler, süreçlerdeki gereksiz tekrarları veya verimsizlikleri belirleyerek kaynaklardan tasarruf edebilir ve verimliliği artırabilir.
- Para tasarrufu
- Mevcut süreçleri iyileştirmek veya yeni süreçler oluşturmak
- Müşteri memnuniyetini artırmak
- İş koordinasyonunu ve organizasyonel yanıt verme yeteneğini geliştirme
- Yeni düzenleyici standartlara uyum
- Birleşme veya devralmanın ardından süreçlerin uyarlanması
Mevcut Durum Analizi‘nin etkinliği, verimsizlik alanlarını, darboğazları ve potansiyel iyileştirmeleri vurgulayarak bir işletmenin performansını önemli ölçüde etkiler. Yüksek kaliteli Mevcut Durum Analizi, işletmelerin stratejik planlar geliştirmesine, operasyonel maliyetleri azaltmasına ve verimliliği artırmasına yardımcı olur.
Basitçe söylemek gerekirse, bir iş sürecini iyileştirmek istiyorsanız, öncelikle mevcut durumunu (Mevcut Durum- As Is) bilmeniz ve ardından iyileştirilmiş gelecekteki durumunu (Hedef Durum- To Be) modellemeniz gerekir.
NOT: Hem mevcut hem de gelecekteki durum belgelerinin kayıtlarını tutmak, kuruluştaki herkesin süreç tutarlılığını korumasına ve ilerlemeyi ve sonuçları daha etkili bir şekilde takip etmesine yardımcı olacaktır.
Mevcut durum ve gelecekteki durum süreç raporlarını hazırlayarak işletmeler aşağıda ki sonuçları hedefleye bilir:
- Faaliyetleri iş stratejisiyle uyumlu hale getirin.
- Süreç içi iletişimi ve eğitimi iyileştirin.
- Operasyonel verimliliği artırın.
- Organizasyon genelinde kontrolü ve tutarlılığı artırın.
- Rekabet avantajı elde edin.
Mevcut durum süreç analizinin adımları
Mevcut durum süreç analizi üç temel aşamadan oluşur: araştırma, belgeleme ve analiz.
1. Araştırma
Bir işletmenin mevcut durumuna ilişkin kapsamlı bir analiz için, şirketin ana ürünleri ve faaliyetlerine genel bir bakış elde etmek gerekir.
İhtiyaç duyulacak bilgileri toplamanın birkaç yoluna göz atalım:
1.a Kişisel görüşmeler
Her bir süreci gerçekleştiren paydaşlarla ve süreçte yer alan yöneticiler veya diğer konu uzmanlarıyla görüşmeler yapılır. Kişisel raporlar, iyi çalışan (veya çalışmayan) süreçleri doğrulayabilir ve aksi takdirde farkında olunamayan süreç adımları aydınlatılabilir.
1.b Doğrudan gözlem
Sahadaki insanlarla görüşmenin yanı sıra, süreçleri doğrudan gözlemlemek de önemlidir. Her adımda yer alan kişileri, ayrıca mevcut ve/veya kullanılan sistemik destek fonksiyonlarını ve kaynaklar not edilir.
1.c Anketler
Katılımcılardan resmi yazılı yanıtlar toplamak için anketler veya soru formları hazırlanır. Anketler, gözlem veya görüşmeler yoluyla yanıtları bulamayan belirli sorular sormak gerekir.
Anketler ayrıca, diğer bilgi toplama yöntemleri (gözlem gibi) sırasında ortaya çıkan sorulara katılımcılardan geri bildirim ve yanıt alma fırsatı sunar.
1.d Grup toplantıları
Son olarak, süreçleri ana hatlarıyla belirlemek ve önceki bulguları süreç katılımcılarıyla teyit etmek için ilgili paydaşların katılımıyla bir grup toplantısı düzenlenir.
2. Belge
Süreç bilgilerini topladıktan sonra, bunlar bir süreç haritasında açıkça belgelenir.
Süreç veya diyagram; özünde, mevcut durum süreç haritanızı tüm süreç girdilerini, sistemik destek fonksiyonlarını, sürecin nasıl gerçekleştirileceğine dair ayrıntılı açıklamaları ve tüm süreç çıktıları belgelenir.
3. Eksiklikleri, darboğazları ve zayıf noktalar belirlenir
Gelecek durum diyagramı oluşturmadan önce, mevcut durumunuza yakından bakmanız gerekir.
3.a Darboğazlar
Süreçlerinizde tıkanıklıkların nerede olabileceğini ve bunlara neyin sebep olduğunu belirlenir. Bir darboğaz, çok fazla toplantı veya onay sürecine çok fazla kişinin dahil olması ile sağlanır.
3.b Boşluklar
İstenilen performansı/sonucu engelleyen süreçteki potansiyel eksiklikleri aranır. Örneğin, süreçlere başka bir adım eklemek veya yeni bir kişiyi işe almak gerekebilir.
4.c Zayıflıklar
Doğru süreçlere sahip olabilirsiniz, ancak mevcut süreçlerinizdeki zayıf noktalar aranmalıdır. Örneğin, daha iyi iletişim ve iş devretme mekanizmalarına yatırım yapabilirsiniz.