Dijital dönüşümün ve e-Dönüşüm süreçlerinin en kritik halkalarından biri olan e-İrsaliye, sevkiyat süreçlerini hızlandırırken yasal uyumluluk noktasında da dikkat edilmesi gereken kurallar barındırıyor. Saha denetimlerinde cezalara maruz kalmamak ve operasyonel aksaklık yaşamamak için e-İrsaliye düzenlerken taşıyıcı bilgilerinin doğru girilmesi hayati önem taşıyor.
Peki, e-İrsaliyede plaka ve şoför bilgisi yazmak her sevkiyat için zorunlu mu? Kargo ve lojistik firmalarıyla yapılan gönderimlerde süreç nasıl işler? İşte adım adım e-İrsaliye taşıyıcı rehberi:
1. Öz Mal Araçlar mı, 3. Taraf Taşıyıcılar mı? (Plaka Zorunluluğu)
e-İrsaliyede plaka ve şoför bilgilerinin yazılma zorunluluğu, taşımanın kimin vasıtasıyla yapıldığına göre değişiklik göstermektedir:
-
Öz Mal Araçlar (Satıcı veya Alıcının Kendi Aracı): Sevkiyat mükellefin kendi araç ve şoförüyle yapılıyorsa, araç plakası ve şoförün TCKN/ad bilgisi ZORUNLUDUR.
-
Kargo veya Lojistik Firması (3. Taraf Taşımacı): Taşımayı bağımsız bir lojistik veya kargo firması üstleniyorsa, araç plakası ve şoför bilgisi eklenmesi ZORUNLU DEĞİLDİR. Bu senaryoda taşıyıcı firmanın Vergi Kimlik Numarası (VKN) ve Unvan bilgisinin yazılması yeterlidir.
| Taşımayı Yapan Taraf | Plaka ve Şoför Bilgisi Zorunlu mu? | Açıklama |
| Öz Mal Araçlar | ZORUNLU | Kendi araç ve şoförünüzle yapılan sevkiyatta plaka ve şoför bilgisi girilmelidir. |
| Kargo / Lojistik Firması | ZORUNLU DEĞİL | Taşıyıcı firmanın VKN ve Unvan bilgisi girilmelidir. |
Önemli Not: Kendi aracınızla yapılan sevkiyatlarda yolda araç veya plaka değişimi olması durumunda, yeni bilgilerin belgenin açıklama/not alanına güncellenmesi veya durumun harici tutanak/belge ile tevsik edilmesi önerilir. Ayrıca çekici ve dorse plakaları e-İrsaliye şablonlarında ayrı ayrı tanımlanabilmektedir.
2. Kargo veya Lojistik Firması ile Yapılan Gönderimlerde Süreç ve Zorunlu Alanlar
Kargo veya lojistik firmaları aracılığıyla yapılan sevkiyatlarda e-İrsaliye düzenlenirken şu alanların eksiksiz doldurulması gerekir:
Doldurulması Gereken Zorunlu ve Kritik Alanlar
-
Taşıyıcı Unvanı & VKN: Sevkiyatı üstlenen lojistik/kargo firmasının tam ticari unvanı ve VKN bilgisi.
-
Fiili Sevk Tarihi ve Saati: Malın depodan/işyerinden çıktığı veya kargo firmasına teslim edildiği an.
-
Sevk Adresi & Alıcı Bilgileri: Ürünün teslim edileceği nihai adres ile alıcının VKN/TCKN ve unvan bilgileri.
-
Sipariş/İrsaliye Tipi: Belgenin türü (Temel e-İrsaliye).
-
Ürün Detayları: Taşınan malların miktarı, birimi ve tanımı.
Adım Adım Operasyon Süreci
-
Belgenin Oluşturulması: Depodan çıkış yapılmadan önce e-İrsaliye, taşıyıcı firmanın VKN ve unvan bilgileri işlenerek elektronik ortamda taslak olarak hazırlanır.
-
GİB'e İletim ve Onay: Hazırlanan e-İrsaliye Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemine gönderilir ve onay alır.
-
Malın Kargo/Lojistiğe Teslimi: Ürün kargo firmasına teslim edilmeden önce e-İrsaliyenin düzenlenmiş ve onaylanmış olması şarttır.
-
Taşıma Belgesi / İrsaliyeli Fatura: Kargo firması ürünü teslim alırken kendi Ambar Teslim Tesellüm Belgesi veya Taşıma İrsaliyesi düzenler. e-İrsaliye üzerindeki taşıyıcı VKN'si ile kargo firmasının düzenlediği taşıma belgesi eşleşir.
-
Araçta Bulundurma: Sevkiyat sırasında denetimlerde ibraz edilmek üzere e-İrsaliyenin karekodlu/barkodlu çıktısı, e-posta/PDF örneği veya e-İrsaliye yanıt numarası araçta veya taşıma belgesi yanında bulundurulur.
e-Dönüşüm süreçlerinde doğru belge düzenlemek operasyonel risklerin önüne geçer. ASAY Consulting olarak e-Dönüşüm, e-İrsaliye entegrasyonu ve dijital süreç yönetimi konularında profesyonel danışmanlık hizmetlerimizle yanınızdayız.
